关于印发贺州学院档案管理办法的通知
各部门、各二级学院：
《贺州学院档案管理办法》经校领导研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
贺州学院
2014年4月8日
贺州学院档案管理办法
为加强我校的档案管理，有效保护和利用档案，为学校管理、教学、科研和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子文件归档与管理规范》、《高等学校档案工作规范》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《广西壮族自治区电子档案管理办法》等法规精神，结合我校实际，特制订本办法。
第一章总则
第一条本办法所称的档案是指学校过去和现在从事教学、科研、党政管理及其它各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像及在数字设备、环境中产生的电子文件数据、载体等不同形式的历史记录。
第二条学校把档案工作纳入各级领导的议事日程，纳入教学、科研和各项有关工作，纳入教职工岗位职责范围。
第三条学校各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即学校（包括各部门、各二级学院）在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条档案管理实行集中统一管理的原则，凡需归档的文件材料，要在规定的时间内归档移交，任何单位和个人不得以任何借口截留或据为己有。
第五条 学校在校长的统一领导下做好档案工作，设立学校综合档案室，负责全校档案的管理工作。
第六条各二级学院形成的档案由于存放地点的不同分为归学校综合档案室保管和二级学院自行保管两部分，具体参照《二级学院文件材料归档范围和保管期限表》和《二级学院教学档案建档指南》。
第二章管理机构和档案工作人员
第七条学校档案工作由分管校领导负责，综合档案室是管理学校党务、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、声像、实物等各类档案的职能部门，必须认真执行《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》提出的各项基本任务，做好档案的管理、保护、提供利用和归档业务指导工作。
第八条建立一支以综合档案室为主体的相对稳定的档案工作队伍。
（一）综合档案室应配备政治上可靠、具有本科及以上文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的专职档案工作人员。
（二）档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，刻苦钻研业务，掌握档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。
（三）各部门、各二级学院必须有一名领导分管本单位的档案工作，并明确1-2名兼职档案员负责本单位文件材料的收集整理归档工作。
（四）各部门、各二级学院分管档案工作的领导或兼职档案员如有变动，应做好本单位档案材料的交接工作，并将名单报学校综合档案室备案。
第三章 档案工作岗位职责
第九条 学校分管档案工作领导的职责
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度的制定与实施。
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进学校档案工作与其他工作同步发展。
（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费。
（四）研究决定学校档案工作中的其他重大问题。
第十条 各部门、二级学院分管档案工作领导的职责
（一）配备本单位具有较好政治、业务素质的兼职档案人员，并保持相对的稳定。
（二）组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。
（三）协同教务处、综合档案室监督、检查本单位文件材料收集、鉴定、整理归档全过程，保证按时完成归档工作，案卷质量高。
（四）支持专兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和政治、业务素质的提高，提出具体要求并帮助解决工作中的实际困难。
（五）每年对本单位档案工作人员进行工作考核，将考核结果与年终奖惩挂勾。
第十一条 综合档案室工作职责
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。
（二）制订学校档案工作的规章制度，在校长办公室领导下监督、指导、检查执行情况。
（三）贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。
（四）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、建立、保管、统计全校各类档案及有关资料。
（五）开展档案的开放和利用服务工作。
（六）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
（七）做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作，每半年进行一次“八防”检查，发现问题及时处理，确保档案材料的完整、安全。
（八）组织开展档案管理现代化和档案信息化工作，积极推进文档一体化进程。
（九）培训全校兼职档案工作人员，提高档案工作业务水平。
（十）开展档案宣传工作和利用者教育活动。
第十二条 各部门、二级学院兼职档案人员职责
（一）负责本部门文件材料的收集、保管和整理归档工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统，具体参照《贺州学院各部门、各二级学院归档范围和保管期限表》。
（二）认真学习档案业务，主动接受学校综合档案室的归档业务指导、督促和检查。
（三）对需要移交综合档案室保管的档案，按时按要求进行移交。
（四）各二级学院自行保管的档案，做到分类准确，编目规范，装订整齐，排列合理，妥善存放，确保档案的完整与安全。
第四章文件材料的收集、整理归档和移交
第十三条综合档案室建立、完善文件材料的整理归档制度。各部门、二级学院应做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料并及时归档保存。
第十四条学校归档的文件材料分为十三大类，分别为：党群类、行政类、学生类、教学工作类、科学研究类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类。具体归档范围按《各部门、二级学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。
第十五条有关部门和学院对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其它技术项目进行鉴定验收时，必须通知学校专职档案人员参加，以便对应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见并盖章。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收，不得申报奖励。
第十六条 归档时间要求：按自然年度归档的文件材料,在次年五月底前归档；按教学年度归档的文件材料,在每年的9月份完成上一学年度文件材料的归档任务；科研、基建类在项目完成,通过鉴定、验收后两个月内归档。本年度形成的电子文件在次年1月份完成归档。
第十七条 接收档案必须办理交接手续，填写档案移交清单。
第五章档案的管理和利用
第十八条 建立科学的档案管理制度。综合档案室要按照《高等学校档案工作规范》的要求，制定工作制度，认真做好档案管理工作，确保档案安全。
第十九条综合档案室要制作、完善档案检索目录，做好目录载体的保存工作。针对目前纸质档案和电子档案并存的实际情况，做好纸质档案目录的计算机录入、纸质目录、载体（光盘）目录的制作工作，对形成的机读目录，经按归档要求处理后，采用规定的标准载体（光盘）保存。
第二十条综合档案室保存的档案，主要供本校利用。凡属本校工作需要，利用者可直接到综合档案室查阅。
需要查阅学校档案的外单位或个人，须持有介绍信或合法身份证明，经校长办公室主管领导或综合档案室主任同意后方可查阅；外国机关或个人、港澳和台湾同胞、海外侨胞要求利用本校档案，须经有关主管部门介绍或按国家有关规定处理。
第二十一条 利用者查阅的档案涉及重大问题、党和国家秘密、技术秘密、专利或本校不宜公开的重大决策、有关会议记录等，须经学校领导或校长办公室领导批准。
第六章档案经费、库房和设备
第二十二条 综合档案室工作所需经费列入学校预算。
第二十三条 实行办公室、查阅室、库房三分开，逐步建设符合现代档案管理要求的档案库房。档案库房应与馆藏档案数量的增加相适应，要有五年以上的预留空间。
第二十四条 配备相应设施，使档案库房的保持标准温湿度，温度：14-24℃，相对湿度：45-60%。
第七章考核与奖惩
第二十五条学校不定期对归档工作进行检查、总结、评比。对优秀的工作人员给予表彰，对违反《中华人民共和国档案法》者，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚。
第二十六条表彰条件
（一）收集、整理档案成绩显著，文件材料齐全完整，按时归档，符合归档整理质量标准。
（二）个人积极捐赠档案、历史文献、文物，有价值的证书、家谱等。
（三）揭发档案违法行为，与违法行为斗争对保护档案有功者。
（四）有突出服务成果、研究成果以及对我校档案事业发展有突出贡献者。
第二十七条有下列行为之一的，根据情节轻重，给予行政处分；造成损失的，责令赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（一）损毁、丢失或者擅自销毁学校档案的。
（二）擅自提供、抄录、公布学校档案的。
（三）涂改、伪造档案的。
（四）出卖学校档案的。
（五）携运禁止出境的档案或其复制件出境的。
（六）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的。
（七）截留档案或把档案据为己有的。
第八章附则
第二十八条 本办法自发文之日起执行，原有相关规定与本办法不符的，以本办法为准。
————————————————————————————
贺州学院校长办公室2014年4月8日印发
————————————————————————————
